O gerente de projetos também cuida da comunicação

05/11/2008 4:22

Por: Guilherme Schneider

É importante estabelecer os canais corretos e os padrões de comunicação que serão utilizados em cada projeto, mesmo os pequenos. Estabeleça esse tipo de padrão e veja melhores resultados.

Ao ler sobre gerenciamento de projetos, artigos e livros, o tema comunicação geralmente é relegado a algumas linhas ou capítulos curtos, mesmo sendo ele um dos elementos-chave para o sucesso de qualquer tipo de projeto.

Há alguns anos, participei de uma dinâmica de grupo interessante que mostrava como a comunicação é importante: o exercício consistia em reunir os candidatos em uma sala, com oito pessoas, e a psicóloga dizia uma frase no ouvido do primeiro candidato. A mensagem deveria ser repassada de pessoa para pessoa. Por fim, o último candidato deveria dizer em voz alta o conteúdo da informação que havia sido passada.

Sim, essa dinâmica lembra aquela brincadeira de infância do “telefone sem fio”, que muitos de nós já havíamos participado e, o resultado final não mudou em todos esses anos: a frase que o último candidato falou em voz alta foi completamente diferente da que havia sido dita para o primeiro candidato.

O que de forma prática isso ilustra? A dificuldade de fazer a informação chegar fielmente do início ao fim de uma cadeia de pessoas.

Imagine agora essa mesma situação levada a um grande projeto onde diversas pessoas de locais e departamentos diferentes estão envolvidos. A possibilidade de falha na comunicação é gigantesca. É aí que entra a importância de estabelecer padrões para comunicação.

Desde a definição dos meios de comunicação que serão os “oficiais” do projeto (por exemplo, e-mail, messengers, telefone) até o estabelecimento de templates para o efetivo uso desses meios de comunicação.

Se, por exemplo, se a aprovação de determinada solicitação poderá ser feita por e-mail, qual será a mensagem padrão para essa aprovação? Como e onde isso ficará arquivado?

Em um primeiro momento isso pode soar como exagero, mas sem o estabelecimento desse tipo de diretriz a probabilidade de falhas e desvios de comunicação vai sendo potencializada à medida que a comunicação vai se estabelecendo. E quanto maior o projeto, maior a probabilidade disso acontecer.

Mesmo assim, pequenos projetos também podem sofrer com esse problema, já que muitas vezes, justamente por ser pequeno, assume-se que a comunicação será rápida e eficaz e por isso dificilmente se estabelece um meio de documentar e armazenar solicitações e aprovações, o que pode resultar em divergências entre o que o cliente pediu e o que foi entregue.

Situações assim ilustram como é importante estabelecer os corretos canais de comunicação e os padrões de comunicação que serão utilizados em cada projeto. Atas de reunião, e-mails “oficiais” e assinaturas eletrônicas por muitas vezes podem evitar dores de cabeça desnecessárias.

Se você ou sua empresa costuma fazer isso de forma empírica, experimente começar a estabelecer esse tipo de padrão a partir de seus próximos projetos. E veja melhores resultados. [Webinsider]

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