Análise integrada de custos em portais corporativos

Na aprovação de requisitos para implementar um portal corporativo ou intranet não devem ser analisadas apenas as questões técnicas, mas o iceberg inteiro. O pós-implementação pode oferecer argumentos para a compra ou customização de ferramentas.

Por Paulo Roberto Floriano

Depois de ouvir dezenas de usuários, diretores e gerentes, analisar a fundo os processos, conteúdos e objetivos estratégicos da empresa, é hora de definir para valer como será o portal corporativo.

Parte essencial desse processo consiste na definição e priorização dos requisitos técnicos e de negócio, o que acaba impactando diretamente na compra, desenvolvimento ou customização de ferramentas tecnológicas.

Por isso, a lista de requisitos passa na maioria das vezes pela análise da equipe de tecnologia de informação, que decide ou não priorizar determinado requisito. E faz isso tomando como base questões essencialmente técnicas, como banda de comunicação, compra de servidores e software ou custo de desenvolvimento e customização.

Ocorre que, dependendo da disponibilidade de recursos da empresa, esta análise acaba restringindo uma série de necessidades importantes para o negócio, o que pode comprometer seriamente o sucesso da implementação do portal.

Neste caso, acaba-se decidindo pela adoção de um cenário mais conservador – e menos adequado para os usuários e objetivos da empresa. A área de negócios nesse contexto acaba tendo muito pouco o que opinar.

Mas não precisa ser necessariamente assim. O que algumas empresas não percebem, ao tomar decisões sobre requisitos, é que a abordagem escolhida para implementação impacta não só em questões técnicas; esta é apenas uma parte do iceberg.

O pós-implementação de um portal pode oferecer ótimos argumentos na adoção de um cenário mais agressivo de implementação, que envolva maiores custos na compra ou customização de ferramentas.

Este artigo propõe uma abordagem integrada para análise dos custos da implementação de um portal corporativo, com o objetivo de melhorar a tomada de decisões sobre a priorização de requisitos de negócio. Aqui são considerados essencialmente três dimensões: ferramenta, governança e comunicação.

Toda mudança precisa ser comunicada. No caso de uma ferramenta tecnológica, necessita também de pessoas e processos para ser gerenciada. Para que a priorização de requisitos possa ser definida de maneira adequada, a avaliação destes dois itens é imprescindível. Só assim a área de negócios terá a visão do custo real do projeto. O diagrama a seguir ilustra as dimensões que devem ser consideradas no processo de tomada de decisão.

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Nos casos em que há restrição de recursos financeiros, uma solução mais simples – que não atenda ou atenda de maneira parcial os requisitos de negócio – tende muitas vezes a ser adotada porque, à primeira vista, possui menor custo. Mas quando o impacto dessa solução é analisado em detalhes, identifica-se a necessidade de grandes investimentos em comunicação e treinamento – pois a ferramenta não atende requisitos mínimos de experiência do usuário e padronização visual.

Além disso, tende a aumentar sensivelmente os custos com gerenciamento, pois exige o controle humano em uma série de processos que poderiam ser automatizados ou mais simplificados – administração em várias plataformas, extração de métricas de uso efetivas a partir de diversos ambientes, entre outras coisas.

Isso aumenta inclusive riscos de compliance, já que o esforço para garantir a aderência dos processos é bem maior neste caso.

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Já quando ocorre o contrário – investe-se mais na customização ou compra de uma ferramenta mais robusta, para atender aos requisitos de negócio – o esforço posterior de comunicação e treinamento acaba se revelando muito menor.

Isso porque, se os requisitos tiverem sido bem levantados, os processos principais serão automatizados, diminuindo custos com administração e riscos de auditoria. Além disso, se a ferramenta atende aos requisitos de negócios, estará mais adequada à experiência de uso dos usuários, o que diminui a necessidade de capacitação.

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Considerações finais

Quando se define a abordagem para a implementação das ferramentas tecnológicas em portais corporativos, é sempre importante medir o iceberg inteiro. Ou seja, ter em mente os custos que estão por trás da implementação técnica, que muitas vezes podem chegar a ser equivalentes a estes.

A falta de atenção a questões como capacitação, comunicação e processos de gerenciamento pode comprometer sobremaneira o pós-implementação de um portal ou intranet.

Este artigo propõe que toda e qualquer avaliação de requisitos deve abordar de maneira integrada os custos de negócio e técnicos envolvidos na implementação. Este método garante que a área de tecnologia não tome decisões tomando como base unicamente variáveis relacionadas ao seu escopo de trabalho, e que a área de negócios não seja privada de requisitos essenciais por causa de uma análise incompleta. [Webinsider]

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