O gerente de projetos também cuida da comunicação
05 de novembro de 2008, 4:22É importante estabelecer os canais corretos e os padrões de comunicação que serão utilizados em cada projeto, mesmo os pequenos. Estabeleça esse tipo de padrão e veja melhores resultados.
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Ao ler sobre gerenciamento de projetos, artigos e livros, o tema comunicação geralmente é relegado a algumas linhas ou capítulos curtos, mesmo sendo ele um dos elementos-chave para o sucesso de qualquer tipo de projeto.
Há alguns anos, participei de uma dinâmica de grupo interessante que mostrava como a comunicação é importante: o exercício consistia em reunir os candidatos em uma sala, com oito pessoas, e a psicóloga dizia uma frase no ouvido do primeiro candidato. A mensagem deveria ser repassada de pessoa para pessoa. Por fim, o último candidato deveria dizer em voz alta o conteúdo da informação que havia sido passada.
Sim, essa dinâmica lembra aquela brincadeira de infância do “telefone sem fio”, que muitos de nós já havíamos participado e, o resultado final não mudou em todos esses anos: a frase que o último candidato falou em voz alta foi completamente diferente da que havia sido dita para o primeiro candidato.
O que de forma prática isso ilustra? A dificuldade de fazer a informação chegar fielmente do início ao fim de uma cadeia de pessoas.
Imagine agora essa mesma situação levada a um grande projeto onde diversas pessoas de locais e departamentos diferentes estão envolvidos. A possibilidade de falha na comunicação é gigantesca. É aí que entra a importância de estabelecer padrões para comunicação.
Desde a definição dos meios de comunicação que serão os “oficiais” do projeto (por exemplo, e-mail, messengers, telefone) até o estabelecimento de templates para o efetivo uso desses meios de comunicação.
Se, por exemplo, se a aprovação de determinada solicitação poderá ser feita por e-mail, qual será a mensagem padrão para essa aprovação? Como e onde isso ficará arquivado?
Em um primeiro momento isso pode soar como exagero, mas sem o estabelecimento desse tipo de diretriz a probabilidade de falhas e desvios de comunicação vai sendo potencializada à medida que a comunicação vai se estabelecendo. E quanto maior o projeto, maior a probabilidade disso acontecer.
Mesmo assim, pequenos projetos também podem sofrer com esse problema, já que muitas vezes, justamente por ser pequeno, assume-se que a comunicação será rápida e eficaz e por isso dificilmente se estabelece um meio de documentar e armazenar solicitações e aprovações, o que pode resultar em divergências entre o que o cliente pediu e o que foi entregue.
Situações assim ilustram como é importante estabelecer os corretos canais de comunicação e os padrões de comunicação que serão utilizados em cada projeto. Atas de reunião, e-mails “oficiais” e assinaturas eletrônicas por muitas vezes podem evitar dores de cabeça desnecessárias.
Se você ou sua empresa costuma fazer isso de forma empírica, experimente começar a estabelecer esse tipo de padrão a partir de seus próximos projetos. E veja melhores resultados. [Webinsider]
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1° Sidnei Data: 05/11/2008 às 11:27 am
Atividade:
Cidade: Curitiba
Parabéns pelo artigo, isso é um fator que influência muito em projetos.
Uma idéia para acrescentar ai seria o uso do PMBOK como guia para comunicação em projetos. Para quem não sabe ele é um guia de gerenciamento de projetos criado pelo PMI (Project Management Institute). No guia tem um capítulo inteiro falando sobre Comunicação em projetos, mostrando processos e tudo mais. Como o PMBOK é um guia, ele serve como auxílio, ou seja, você não precisa implantar tudo que ele sugere, pode apenas aproveitar o que é mais adequado ao seu projeto ou empresa.
Recomendo a leitura do capítulo 10 do PMBOK para quem interesse nesse assunto.