TI: uma visão prática sobre os sistemas integrados

Sistemas ERP integram todos os dados e processos de uma organização em um único sistema. As grandes empresas precisam deles para atuar dentro de padrões internacionais de gestão e auditoria.

Por Ricardo Veríssimo

As grandes empresas, não apenas por necessidades de agilidade e eficiência, estão adotando os sistemas integrados, conhecidos como ERP. Muitas delas, apesar de ter estrutura operacional grande, ainda operam com vários sistemas separados, sem integração nenhuma entre eles.

Houve um crescimento de empresas realizando IPO (oferta pública inicial de ações). Para que obtenham aprovação pela CVM (Comissão de Valores Mobiliários) é necessário que a empresas se adequem a um tipo de gestão baseado em valor e Balanced Scorecard.

A gestão precisa estar alinhada a vários princípios, com boas práticas, ética, sustentabilidade, transparência, confiabilidade, rapidez, eficiência, responsabilidade socioambiental econômica e tributária e — o mais importante do ponto de vista do mercado de tecnologia e gestão de TI — Governança Corporativa.

Para se enquadrar em padrões de gestão que garantam a aprovação de um IPO, é necessário estar ajustado às práticas de Governança Corporativa, através de modelos internacionais com a Lei Sarbanes-Oxley (SOX) e práticas como ITIL e CobiT.

Na maioria das vezes as empresas precisam mapear processos e gerenciar projetos de melhoria para ajustar operações ao nível exigido para a aprovação.

O Sarbanes-Oxley Act (SOA) e os futuros requerimentos dos padrões internacionais de contabilidade (IAS) exigem das companhias um enfoque mais rigoroso em relação ao controle interno nos processos de auditoria.

Sem uma gestão apoiada em uma ferramenta de gestão integrada de sistemas e um sistema de trabalho / produção (processo) muito bem alinhado e enxuto, as empresas raramente conseguem enquadrar-se nos padrões mínimos de exigência.

Agora qual a melhor solução:

- Implantar um sistema integrado como o SAP/R3 ou outros e ajustar a empresa ao novo sistema?

- Desenvolver internamente um sistema ou integrar os sistemas atuais para se enquadrar aos processos da empresa?

Não existem regras. As duas respostas podem estar certas, a junção das duas ou nenhuma das duas, pois sua empresa pode atuar sem sistemas integrados (raramente), desde de que atenda a critérios rigorosos de gestão, que veremos mais à frente.

Para ser aprovado, é necessário demonstrar que o sistema oferece, entre outros requisitos os seguintes:

• produzir relatórios financeiros transparentes, informativos, exatos e oportunos;
• gerar confiabilidade de controle interno através trilhas de auditoria (controle sistêmico aplicado, auditado e documentado);
• informação atualizada até o último minuto para tomada rápida de decisão.

Na implantação acontecem os gargalos

Na implantação acontecem então os atrasos. Rotinas excessivas, repetidas, erradas, ausentes, falta de controle de acesso, dificuldade de informação com rapidez e muito outros entraves atrapalham o andamento dos processos e geram gargalos na produção.

Então posso integrar meus sistemas e não colocar outro sistema em minha empresa? Sim pode, mas devem ser analisados vários fatores, como por exemplo:

Estratégia. Quanto é interessante para seu produto ou serviço ou sua imagem manter um sistema próprio?

Tempo. Em quanto tempo sua empresa pode implantar o sistema para se enquadrar nos modelos de governança? Implantar um sistema integrado e se ajustar a ele é mais rápido do que desenvolver? É preciso primeiro levantar processos e ajustar, para depois implantar?

Custo. Quanto mais dispendioso é comprar um sistema integrado equiparado a ajustar os sistemas atuais da empresa?

Operação. Quanto padronizada é sua operação, quanto personalizada é sua operação? Quanto mais padronização, maior a facilidade de implantação de um sistema integrado; quanto mais personalizada a operação, maior a dificuldade.

Diversos fatores e nuanças cercam a implantação de sistemas integrados. Cada caso é um caso e profissionais especializados podem ajudar a analisar a situação de sua empresa com visão imparcial.

Uma coisa é certa - os sistemas integrados e os processos ajustados são garantia de melhoria, como demonstrado por vários cases de sucesso no Brasil e no mundo. [Webinsider]

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