O impacto da taxonomia nas empresas
28 de novembro de 2006, 21:57A taxonomia corporativa é um poderoso instrumento para organizar, expor e recuperar informações. E, curiosamente, é o modo mais ignorado pelas empresas como alternativa de apoio à gestão da informação.
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Estamos sem dúvida vivendo na era do conhecimento. Poderíamos utilizar todo espaço deste artigo para enumerar as tendências que confirmam isso. Economia sem peso, educação continuada, ativos intangíveis, capital intelectual e a gestão do conhecimento são apenas algumas das expressões mais recentes que confirmam a era em questão.
Se a informação já se fazia importante às empresas antes era do conhecimento, quem dirá hoje em dia. E se a informação é tão importante na atualidade, por que tantas empresas ainda não a tratam como merecia? Por que tantos gestores desconhecem ou negligenciam sua gestão efetiva?
Pretendo aqui discorrer sobre a Taxonomia Corporativa e seus benefícios. Muito embora seja um poderoso instrumento para organizar, expor e recuperar informações, a taxonomia é curiosamente o modo mais ignorado pelas empresas como alternativa de apoio à gestão da informação. Não por acaso, este artigo defende que um poder transformador é criado quando a curiosidade e o conhecimento se unem ao contexto e encontram uma boa taxonomia (vitrine de informações) para explorar, gerando condições excelentes para a criação de novos saberes.
Para fins corporativos, poderíamos definir taxonomia como a organização peculiar de um conjunto de informação para um propósito particular.
A organização em taxonomia depende de técnicas responsáveis por nomear repositórios, classificar e organizar informações relevantes. Em resumo, a taxonomia é um processo dedicado a classificar e facilitar o acesso à informação, cujo esforço se torna ineficaz e inútil se houver falta de empatia por parte de quem as constrói para com aqueles que as utilizarão. Veja a seguir um exemplo de taxonomia, com uma expansão à direita.
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Software classifica os documentos
Pelo modo como normalmente são implementadas as taxonomias, ou seja, a partir de uma lista de conceitos e categorias segundo os quais se organizam hierarquicamente os conteúdos (informações e documentos) de interesses, uma analogia quase inevitável surge: as taxonomias são como vitrines que expõem as informações de maneira organizada hierarquicamente e classificadas de modo automático no local apropriado.
O grande trunfo das ferramentas de taxonomia é poder ler grandes conjuntos de documentos, provenientes de diferentes fontes, e classificá-los automaticamente dentro das pastas/taxonomias correspondentes para sua recuperação futura quando necessária.
A imagem a seguir ilustra este processo de identificação da informação e sua classificação peculiar (cada uma em sua pasta devida).
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Os funcionários constroem as taxonomias
Sob o ponto de vista da usabilidade, contexto e aderência aos desafios do negócio, uma ferramenta eficiente é aquela que permite, com facilidade, que a construção e a gestão das taxonomias sejam conduzidas pelos próprios funcionários (Knowledge Works). As “vitrines” (taxonomias) no mundo corporativo são muito mais precisas e intuitivas quando projetadas e organizadas pelos usuários, dentro de particular experiência organizacional.
Como expor o que deve ser exibido?
O que o comerciante faz para vender suas jóias? As expõe de maneira organizada! Cria e organiza vitrines! O que a empresa deve fazer com suas informações? Não seriam elas tão preciosas quanto as jóias da joalheria? Em nossos dias “vitrines” bem montadas são um grande trunfo não só para comerciantes.
A vitrine é o ponto chave de uma loja, onde são expostas as mercadorias para a venda. A vitrine atrai e exerce forte influência sobre aqueles que entram na loja e sobre os resultados do estabelecimento.
Com isso, tanto no comércio, quanto nas corporações (pela força das taxonomias), a falta de vitrines ou mesmo vitrines mal feitas simplesmente repudiam bons resultados.
Pela valorização das “Jóias da Coroa”, vitrinistas da informação ganham força na empresa moderna. Imaginamos assim tipos diferentes de vitrines, elementos distintos que as compõem. Tal como as vitrines convencionais, podemos pensar em iluminação (própria e que produzem), composição, uso de cores, disposição e apresentação das informações, elementos decorativos e funcionais, uma agenda de mudança (atualização) e temporalidade.
Pés no chão. Expondo apenas o que pode e deve ser exibido. O projeto da taxonomia deve ser responsável. E para isso é preciso ter claro que a taxonomia deve exibir a cada usuário apenas o que pode e deve ser visto, no contexto de suas atividades e atribuições. Antes de tudo, as taxonomias devem ser planejadas.
A taxonomia responsável resulta da mais genuína política de acesso, disseminação e segurança da informação. Pressupõe a exposição do que há valor com propósito, gerando resultado e benefício estratégico. Ainda que as taxonomias possam ser personalizadas (individuais) e projetadas pelos próprios usuários, as fontes de informação, que alimentam estas taxonomias, precisam estar protegidas, assegurando que as informações que não podem cair em conhecimento público fiquem isoladas.
Devemos aqui evitar a exposição ao público de informações secretas de negócios e isso é garantido com segurança das fontes exploradas pelas taxonomias. A taxonomia é a vitrine. As jóias que serão expostas deve resultar do mais genuíno planejamento.
Na seqüência deste artigo (A taxonomia na gestão estratégica das empresas) vamos ver diferentes tipos de taxonomia e a administração das informações com impacto na gestão estratégica. [Webinsider]
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Bibliografia
Figueiredo, Saulo - Gestão do Conhecimento - Estratégia Competitivas para a Criação e Mobilização do Conhecimento na Empresa - QualityMark Ed. 2005.
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1° Luis Fernando Barbosa Data: 29/11/2006 às 3:35 pm
Atividade: Webdesigner
Cidade: Piracicaba
Saulo;
Ficarei ancioso pela continuação do artigo, o assunto é extremamente interessante e pude viver na prática um caso de sucesso e um de fracasso em um projeto de taxonomia.
Na verdade acho que o setor de TI de algumas empresas mostra um certo receio de permitir tal iniciativa, talvez pelo fato de ter que depositar nos usuários boa parte de um projeto como esse, nesse momento surge aquele sentimento de estar perdendo o controle da informação.
O caso de fracasso que pude vivenciar demonstrou claramente que, devido ao fato da área de TI ter se colocado no papel de “dona da informação” intimidou os usuários envolvidos na iniciativa, chegando ao extremo de alguns terem que dizer: “…não tenho liberdade para dizer e explicar as coisas do jeito que sei, e da forma que realizo… prefiro não participar!”.
No caso de sucesso a área de TI tomou o posicionamento de “provedora de recursos e pesquisadora da melhor tecnologia” que permitisse que o trabalho tivesse a abrangência e facilidade de uso requerida por todos envolvidos; o resultado foi a criação da maior base de dados entre todas as subsidiárias da corporação, hoje utilizada para treinamento em novas contratações e para a medição do nível de conhecimento em um determinado assunto, em cada área da empresa.
Sucesso na continuação do artigo!