A arte de calcular prazos em projetos web

Calcular prazos é quase uma missão impossível onde entram em consideração centenas de variáveis, várias delas fora de controle. Veja o que fazer para assumir uma data de entrega.

Por Daniel Rodrigo Bastreghi

Calcular prazos é uma tarefa ingrata, mas necessária. Todos nós (seres humanos), na ânsia de agradar a tudo e a todos, já assumimos uma data intangível e inatingível, iniciando um processo estressante de luta contra o tempo.

O apressado come cru, vovó dizia. Não há razão para criar uma versão corporativa desta frase, que ilustra com simplicidade o quanto a pressa pode se tornar uma experiência desagradável.

Vamos deixar o problema de lado e partir para a solução. Seguem algumas variáveis que influenciam direta e indiretamente no fator tempo.

Riqueza do briefing e escopo técnico. Sabemos que o sucesso de um projeto parte de um bom briefing. Também sabemos que briefings nunca são tão completos quanto deveriam. Especialmente em internet, onde TI, Comunicação e Marketing tentam tocar a mesma música.

Nesta etapa, quanto mais informações forem trocadas e sabiamente documentadas, maior será a nossa visão e previsão do caminho a ser trilhado. Gaste tempo nesta etapa e economizará muito em outras.

Liste todas as tarefas, detalhando o máximo possível e colocando ao lado uma estimativa de horas. Some e terá a quantidade horas necessárias aproximadas para o projeto. Calma! Preste atenção nos outros fatores.

Recursos envolvidos. Mais pessoas participando do projeto nem sempre significa desenvolvimento acelerado. Prefira a qualidade dos recursos mais do que a quantidade.

Considere se o trabalho que o recurso desenvolve é confiável. Ou seja, se é a primeira vez que está delegando uma tarefa a um membro, deve acompanhá–lo de perto e colocar uma “gordura” na quantidade de horas estimadas.

É importantíssimo delegar corretamente para aproveitar o potencial de sua equipe. Se você fosse o Parreira, colocaria o Dida como centroavante?

Estrutura para o desenvolvimento. Aqui entram todos os recursos não humanos necessários para um bom desempenho. Dentre eles estão itens como servidor estável, conexão com internet, boas estações de trabalho, manutenção preventiva, etc. É elementar, mas quem já não perdeu dias cruciais de trabalho em virtude da falta de infra–estrutura?

Pontos críticos. Neste estágio, você vai contar com suas origens ciganas e místicas, imaginando, através de experiências de vidas ou projetos passados, onde encontrará dificuldades, empecilhos e outros gargalos que podem emperrar o projeto.

Analise o material fornecido pelo cliente, a vivência dele no desenvolvimento de projetos web, possíveis trocas de equipe, dificuldades burocráticas, manutenções, feriados, etc. Antecipe os pontos críticos e coloque um funcionário de confiança para cuidar especialmente deles e nunca será pego desprevenido.

Organizando o dia–a–dia. Depois de tudo isso, vem o dia–a–dia, onde as coisas costumam sair dos trilhos e caminhar para lados inimagináveis. O acompanhamento é crucial para que nada saia do combinado. As expectativas levantadas e documentadas na fase inicial (briefing) devem ser todas atendidas.

Marque reuniões de acompanhamento semanal com sua equipe e as faça usando mais seus ouvidos do que sua boca. Este é um momento onde sua equipe tem de ser reunida, reintegrada, estimulada e segurada. Nada de tratá–los feito soldados, com ordens rápidas e cruas, pois irão procurar vagas em exércitos inimigos. Ajuste os pequenos obstáculos e principalmente fique a par do que está rolando.

Calculando as horas. O dia de qualquer um em uma empresa tem, em média, oito horas, mas podemos atribuir seguramente umas duas horas para café, leitura de e–mails pessoais, bate–papo nos corredores e por aí a fora. Temos então seis horas úteis. Jamais pense que seu funcionário renderá mais que isso, até porque depois destas seis horas de concentração, o trabalho vai a passo de tartaruga e a qualidade cai sensivelmente.

Não se esqueça de considerar que alguns recursos podem estar sendo utilizados em outros projetos e, portanto seu período útil é menor.

Qualidade vs. tempo. Quanto mais tempo der à sua equipe, melhor será o trabalho. Com acompanhamento constante, terá um trabalho rico e bem feito. Isso trará novos trabalhos posteriores e a extinção das dores de cabeça.

Bom briefing + know–how + tempo = cliente feliz e dinheiro no bolso. Estão aí algumas dicas que se colocadas em prática, trarão bons frutos. Produzir websites é uma tarefa artesanal e deve ser tratada como tal. [Webinsider]

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