Gestão de projetos: não relaxe na fase final!

Depois do planejamento e da execução vem o fechamento. Se este não for bem gerenciado, pode acontecer um final não tão feliz como poderia ter sido. Veja alguns procedimentos úteis.

Por Darcio Vilela

A etapa final da condução de um projeto é geralmente negligenciada pela maioria das empresas. Ao aproximar–se o término dos trabalhos os membros da equipe vão sendo desligados e alocados em outras atividades; além disso, existe a tendência natural de “relaxamento” com a falta de exigências de prazos que a etapa de execução vinha demandando.

Esse tipo de situação pode acontecer também quando o projeto é desenvolvido por um fornecedor externo contratado. Em ambos os casos essa situação deve ser evitada a qualquer custo. Para isso, considere os seguintes procedimentos:

Fornecedor externo. No caso de um fornecedor externo é sempre bom que todas as entregas parciais estejam definidas desde o início, de preferência no contrato. Desta forma fica fácil para a empresa contratante identificar quais são os pontos ainda não cumpridos ou entregues. Essa definição clara é importante também para o prestador de serviços e evita interpretações erradas sobre os “deliverables” do projeto por parte do contratante. Ao final do projeto basta realizar uma checagem de tudo o que foi definido em contrato e verificar se existem pendências.

Aceites parciais. O método de aceites parciais por entrega é o mais indicado para evitar surpresas ao final do projeto, pois força que as pessoas responsáveis pela aprovação do projeto estejam cientes do que está sendo entregue. Não importa se o projeto é realizado internamente na organização ou por uma empresa contratada.

Histórico. Um ponto muito importante é organizar a “memória do projeto”, ou seja, a organização de toda a documentação do projeto, de forma a compor uma biblioteca de referência futura. Aqui entram todos os documentos de escopo, especificação funcional, cronograma, documentos de aprovação e tudo o mais que foi utilizado no projeto.

Uma última recomendação bastante valiosa (ainda que um pouco fora do padrão oficial de documentação de projeto): que o gerente de projetos organize uma forma de obter de toda a equipe envolvida diretamente no projeto um feedback a respeito do processo.

Este registro pode ser via um documento padronizado onde todos coloquem suas impressões sobre os pontos fortes para o sucesso do projeto, as principais razões de atrasos, as recomendações para melhoria do processo etc.

O fundamental aqui é recolher todas essas opiniões e sintetizar um documento que podemos chamar de “lições aprendidas”. Este deve ser compartilhado em reunião com todos os membros do time e compor a pasta de documentação final do projeto. As lições aprendidas servem como base de referência em projetos futuros. [Webinsider]

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