Monte a sua planilha de custos
27 de junho de 2004, 0:00Sobre a arte de fazer estimativas e orçamentos.
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Desde o último texto sobre Negociação, no qual citei uma famigerada planilha de custos para jobs online (veja link ao lado), recebi vários e-mails me solicitando, se não a própria, ao menos que eu cedesse algumas dicas de como montar uma planilha eficaz.
Não me surpreendi com o grande número de pedidos de uma cópia da planilha…
Sabemos que muitos aqui no seu dia-a-dia se vêem às voltas com a dificuldade que é montar uma estimativa/orçamento defensável… Digo defensável porque é este o termo que me ocorre ao lembrar das inúmeras vezes em que temos que sentar frente a frente com um cliente para defender os números e atividades previstas para um determinado projeto/job proposto.
Resolvi então tentar formalizar aqui algumas dicas que podem ajudar e orientar a tarefa de elaborar uma estimativa. A planilha é só o produto final apresentado ao cliente. Antes dela várias etapas precisam ser esclarecidas e cumpridas.
1. O briefing
O primeiro passo é estar de posse de um briefing completo/detalhado, que traga todas as informações sobre o projeto a ser desenvolvido.
Por exemplo, se tivermos um projeto para um hotsite de lançamento de um produto, uma linha de maquiagem… Temos que receber do cliente toda a informação necessária: qual o foco conceitual do lançamento? O que deveremos priorizar na ação: conhecimento do produto? Compra/venda? Teremos mídia online? Se sim, qual será o objetivo para esta? Gerar cadastros? Gerar tráfego? Branding?
Existirá uma promoção? Concurso cultural? Existe uma base de dados utilizável? De que verba podemos dispor? Temos limitações de uso de tecnologia? Vamos usar som? Locução? Vídeo? Haverá produção de fotos e conteúdo ou receberemos o material do cliente?
Hoje tenho desenvolvido com meus clientes um modelo de briefing “ideal”, que também foi criado a oito mãos, fruto das idas e vindas e refações decorrentes de briefings que nunca traduziam plenamente a demanda necessária.
Fazer um bom briefing é uma tarefa delicada… caberá a este assunto um próximo texto que, com certeza, escreverei.
Mas, enfim, o que eu quis dizer é que só de posse de um briefing completo (e na maioria das vezes é preciso correr atrás do esmiuçamento de pontos indefinidos do briefing para poder completa-lo) é que podemos começar a vislumbrar o valor de um projeto em horas de trabalho.
2. Reunião de criação e planejamento
O ideal, principalmente em produtoras/agências mais estruturadas é que antes de colocar no papel um valor estimado para o projeto, façamos uma reunião de equipe para levantar as possibilidades criativas e de produção. Criação, Planejamento, Gerência de produção, Atendimento e Mídia online (se houver uma demanda de mídia incluída) avaliam o briefing e fazem suas sugestões de ações.
No caso do hotsite acima utilizado como exemplo, poderíamos pensar que haveria uma ferramenta interativa onde o usuário pudesse “maquiar” uma modelo virtual e brincar com as cores da coleção lançada… poderia haver um concurso cultural que premiasse a melhor frase… poderíamos ter um e-mail MKT inicial e formatos diferenciados de mídia etc.
3. Elaboração de uma proposta criativa e de produção - Fluxo de informação
Após uma criação coletiva e levantamento de idéias, o planejamento e produção passam a trabalhar na apresentação da proposta destas idéias (em geral em forma de um fluxo de informação estruturado muitas vezes já em um wireframe).
Nesta etapa devemos colocar no plano as melhores e mais viáveis idéias para serem apresentadas como opções ao cliente.
Sabendo o que poderá ser produzido, orçar!
Só então partimos para o orçamento propriamente dito. Colocar no papel todos os serviços e etapas necessárias para as opções de produção do job planejadas.
Tenho usado uma seqüência lógica para avaliar as etapas de cada job:
a. Planejamento
i. Quantas horas dedicadas à elaboração do plano pelo profissional de planejamento? Neste item podemos ter um profissional júnior, pleno ou sênior e os valores das horas de cada um serão diferentes.
ii. O plano aqui é muito mais conceitual e estratégico.
b. Arquitetura da Informação
1. Quantas horas dedicadas pelo profissional de AI?
a. Design Information
i. Wireframe: desenvolvimento da estrutura do site;
ii. Usabilidade: estudo do modo de utilização do site pelo usuário
c. Criação
i. Neste item temos ainda subdivisões e para cada função e qualificação profissional estabelece-se um valor de hora/homem.
1. Projeto Gráfico
a. Design de interface
b. Direção de arte
c. Ilustração
d. Animações/efeitos
e. Tratamento de imagens
2. Redação
a. Criação de Redação: desenvolvimento de textos;
b. Copy Desk de Texto: adaptação de textos para o publico alvo.
d. Implementação e Tecnologia
i. Aqui também várias qualificações e especializações profissionais determinam os valores de cada função.
1. Gerência de TI (Tecnologia)
a. Especificação da melhor tecnologia a ser utilizada: Linguagem de Programação, Banco de Dados; etc.
2. Modelagem de Banco de Dados
a. Preparação do Banco de Dados para receber as informações
3. Programação Java, .NET, html, Flash:
a. Quantas horas de cada programação?
4. Montagem:
a. Ajusta o encaixe das informações de todas as linguagens de programação utilizadas no projeto.
5. Ajustes da Implementação: verifica e faz os devidos ajustes de programação;
e. Qualidade
i. Testes/Revisão: verifica se o trabalho desenvolvido esta de acordo com o briefing fornecido pelo cliente e o funcionamento do projeto desenvolvido;
1. Checking de navegação, links, textos, layouts.
f. Gerência de Projetos
i. Produção e conteúdo: verifica a recepção de material pelo cliente, acompanha a produção do projeto quanto à linha de comunicação e seu funcionamento e distribuição de horas gastas.
1. Para este item em geral atribuo um percentual do projeto.
No final, multiplica-se tudo pelos valores que atribuímos a cada tarefa, soma-se tudo e obtemos o total do job.
E muitas vezes depois disso tudo ainda temos as rodadas de negociações, pois os clientes sempre, invariavelmente, ainda mais os “nacionais” acham caro e gostam de pechinchar.
Enfim…
Cada atendimento ou profissional responsável por orçamentos vai compondo seu jeito próprio de estimar e orçar.
A questão mais delicada aqui é o valor da hora/homem que definimos, o que com que o mercado seja tão dissonante em termos de valores. [Webinsider]
1° Bianca Schmersahl Data: 27/07/2006 às 12:12 pm
Atividade: Indústria de Bolsas e Acessórias
Cidade: Niterói
Gostaria que me enviassem um modelo de planilha de custo referente a uma micro-empresa de confecção de bolsas de couro.