Porque a gestão de conteúdo para a web - 1
01 de maio de 2003, 0:00Publicar de forma fácil e racional o conteúdo cada vez mais amplo produzido para sites e intranets tornou–se uma necessidade absoluta para as empresas. Do contrário os custos são assustadores.
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Hoje o potencial dos websites está diretamente relacionado ao seu conteúdo. Com o dinamismo cada vez maior dos mercados, produtos e serviços, passa a ser fundamental aos sites estarem em sintonia com estas mudanças. Tendo em vista este cenário, ouvimos a todo momento falar de gestão de conteúdo para a web, editores de conteúdo, gestores de conteúdo, geração de websites dinâmicos e outras terminologias.
Mas o que significa gerir, administrar conteúdo? Antes, poderíamos pensar um pouco sobre o significado e o porquê do “conteúdo”, termo que as pessoas começam a usar muito e que não podemos encarar como apenas mais uma moda no mundo das tecnologias da informação.
O significado é diferente daquele da palavra “informação”, por conseqüência da palavra “conhecimento”. Informação está mais para um conjunto de dados estáticos (de qualquer tipo, seja ele som, palavra ou imagem) e conteúdo traz em si um certo valor para o que está sendo informado, ou seja, quando mencionamos que alguém disse “algo com conteúdo”, por exemplo, já estamos julgando que o que foi dito tem algum valor, é coerente, tem consistência, está fundamentado numa argumentação sólida. Essa é uma das principais diferenças entre conteúdo e informação.
Paulo Lemos, economista da Universidade de Campinas, diz em um de seus artigos que o termo conteúdo parece mais próximo da idéia de conhecimento do que está a palavra informação. Conhecimento sempre significa algum tipo de adição de valor à informação existente. Um livro numa estante não tem valor – a não ser para efeito de decoração de ambientes – até o momento em que alguém se dispõe a lê–lo, a transformar o amontoado de informação que o livro possui.
O conteúdo de um website é um conjunto de informações, mas não de qualquer tipo de informação. Conteúdo tem um juízo de valor embutido, significa que a informação que o website oferece deve ter coerência, fundamentação, esforço intelectual e operacional dos profissionais que nele trabalham e que agregaram algum tipo de valor à informação. Portanto, o paradigma de que tudo que está no site foi colocado por um webmaster começa a ser quebrado.
As pessoas que contribuem com conteúdo para um site não precisam necessariamente ser profissionais das áreas técnicas. Pelo contrário, um editor de conteúdo deve entender muito mais do negócio para o qual ele está publicando do que ser técnico.
As ferramentas de gestão de conteúdo vieram atender a demanda de criação de novos websites, integração de aplicações corporativas via internet, necessidade de dinamismo na atualização dos websites, existindo também demanda de conteúdos cada vez melhores e mais refinados. Sem falar na integração das ferramentas de gerenciamento de conteúdo com ferramentas de workflow, item que será destacado mais adiante.
No âmbito da tecnologia de informação, o gerenciamento de conteúdo pode ser visto como um dos maiores desafios, principalmente para empresas que utilizam internet, intranet e extranet em seus processos de negócio.
O motivo dessa afirmação é fundamentado no argumento de que o volume de conteúdo publicado cresce explosivamente. Se no ano 2000 existiam 5 bilhões de páginas web publicadas, a A.T. Kearney estima que este número irá alcançar os 40 bilhões em 2003. A Forrester Research aponta o mesmo caminho, em pesquisa com executivos de importantes sites americanos, onde 80% indicaram que o volume de conteúdo irá crescer em 2003.
Custos aumentam expressivamente. Esta explosão de conteúdo atinge muitas empresas ainda despreparadas. Processos de publicação ainda manuais aliados a fluxos de trabalho poucos definidos são sinônimo de ineficiência. A conseqüência da desorganização é uma só: os custos de publicação sobem expressivamente.
A consultoria norte–americana AT Kearney, em estudo realizado em 2002, mostrou que a falta de eficiência para a publicação de conteúdo em websites está custando às companhias norte–americanas US$ 750 bilhões anualmente. Este estudo revelou que trabalhadores qualificados gastam entre 15% a 25% de seu tempo em atividades não–produtivas de publicação de informações e serviços digitais, tais como pesquisar e organizar informações para conseguir elaborar seu trabalho com mais eficiência.
Existem diversas necessidades de gestão de conteúdo nas empresas, mas algumas merecem destaque e mostram que esta necessidade não é um requisito tecnológico e sim acontece pela evolução natural dos websites e pelo crescimento de geração de conhecimento nas organizações. Por outro lado, a internet está se tornando cada vez mais instrumento de trabalho para empresas, desde pequenas até gigantes multinacionais, e isso demanda organização no ambiente web.
As empresas de hoje necessitam ter seus websites, seja na internet, intranet ou extranet, atualizados com freqüência cada vez maior, pois estão utilizando os recursos da internet para obtenção de vantagem competitiva ou até mesmo para seus trabalhos mais operacionais.
Sistemas de gestão empresarial (ERP) já começam a ser acessados e alimentados através da internet, informações que podem gerar algum tipo de vantagem para a empresa surgem a todo momento e estes aspectos demandam uma atualização bastante eficiente de websites.
O conhecimento está distribuído pela organização. Não existe um setor chamado Conhecimento nas empresas. O conhecimento está nas pessoas que fazem parte da empresa e muitas destas pessoas não possuem contato com o webmaster. Este conhecimento também precisa ser captado e disseminado via website. Este é um dos aspectos que tem preocupado as empresas que estão mais maduras com relação ao uso da internet. Funcionários com pouco ou nenhum conhecimento técnico possuem diversas informações que agregam valor ao negócio da empresa e devem ter algum mecanismo para publicar de maneira fácil estas informações.
Como dito anteriormente, o conteúdo pode estar com quem não tem conhecimento técnico e isso pode vir a ter dois tratamentos. O funcionário deixa de disponibilizar a informação porque não tem conhecimento técnico ou o colaborador passa a informação para a área de tecnologia de informação da empresa, o que pode fazer com que este setor comece a não suportar a quantidade de requerimentos de publicação que chegam de outros setores.
A descentralização pode ser a resolução para o problema da necessidade de funcionários sem conhecimentos técnicos publicarem conteúdo. Ou seja, a área de tecnologia deixa de ser responsável por publicar o conteúdo referente ao negócio da empresa e este trabalho passa para as mãos de quem detém a informação. Esta solução pode parecer simples, mas por outro lado demandará um forte planejamento na definição de regras automatizadas para publicação, pois como não existirá um órgão responsável por realizar a publicação, então deve haver a padronização.
Um outro aspecto ou fator agravante é que um website pode ser gerado através da combinação de informações oriundas de diversas fontes de informação. Um website pode trazer notícias divulgadas em jornais e periódicos, pode ter informações oriundas de sistemas transacionais da empresa, pode trazer relatos, experiências e documentos gerados por colaboradores, e este é um ambiente complexo para gerenciar informação.
Uma demanda que a maioria das empresas tem é a necessidade de personalização de conteúdo. Vamos imaginar uma organização que implantou uma intranet onde são armazenadas informações financeiras, índices de rentabilidade, informações sobre clientes, marketing e propaganda, informações contábeis, notícias diversas sobre o ambiente competitivo da organização, documentos da área de tecnologia de informação e documentos da área de pesquisa e desenvolvimento. Esta intranet é acessada por todos os colaboradores da organização e precisa ter algum componente para controlar o acesso ao conteúdo. É preciso que o website seja capaz de suportar o conceito de personalização, onde a empresa pode definir a que conteúdos as pessoas terão acesso. Assim, a empresa pode atender a seus diversos níveis hierárquicos ou funcionais através de uma única solução.
As empresas necessitam de facilidade do trabalho de contribuição de conteúdo e relacionando este aspecto com o fato de exigência de conhecimento técnico para publicar informações em websites, há a necessidade de se gerar conteúdo através das ferramentas usuais, para que o compartilhamento de informações seja efetivo. Isto permite o aumento na quantidade e qualidade de contribuição sem aumento de custo para a empresa. Redução de custo porque não precisa de contratação de funcionários para divulgação de informações e por reduzir consideravelmente a quantidade de trabalho da área de sistemas, que não terá mais a missão de publicar o conteúdo e sim de disponibilizar infra–estrutura para isso.
Uma outra necessidade que urge em soluções baseadas na internet é a criação ou utilização de mecanismos eficientes e múltiplos de recuperação de conteúdo. É comum que funcionários insiram documentos diversos no website. As empresas que utilizam sites para relacionamento com cliente muitas vezes têm um processo bem eficiente para divulgação da informação e esta vai sendo armazenada no website.
Chega o momento que o funcionário ou o cliente precisa de uma informação e neste momento as funcionalidades de busca de conteúdo se mostram necessárias. É preciso que os usuários de um website possuam diversas maneiras de buscar a informação desejada. Seja por temas, por palavras–chave, por expressões, por áreas de interesse e até mesmo uma busca livre.
A questão de localização de informações em website pode ser um diferencial para empresas que possuem um grande volume de informações armazenadas. Para que isso aconteça é necessário que, antes de todo o trabalho de alimentação do website com conteúdo, seja pensado o esquema de classificação e indexação dos documentos inseridos.
Na seqüência deste artigo, a parte 2 (ao lado), veja um exemplo de gestão de conteúdo aplicado a um órgão governamental e como a separação da forma e do conteúdo possibilita a criação de templates, tão importantes para rapidez na publicação. Até lá. [Webinsider]
