Como manter uma empresa sem escritório
11 de março de 2003, 0:00A necessidade de reduzir custos e as facilidades de comunicação pela internet fizeram surgir uma enorme quantidade de pequenas empresas cujas equipes trabalham em casa. Veja como funciona uma delas.
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Nosso amigo Carlos Nepomuceno, além de nos enviar textos sempre muito interessantes, é um pioneiro no trabalho à distância. Há anos possui uma empresa no Rio de Janeiro, a Pontonet, especializada em consultoria e estratégia para internet, e por volta de 2000 resolveu fechar as portas do escritório em Copacabana.
Hoje cada membro da equipe trabalha em casa, gerenciado pelo software E–trabalho, desenvolvido pela própria empresa, que facilita o relacionamento pela internet. Nepô coordena quatro pessoas, sendo duas alocadas dentro de um dos clientes. Ele trabalha de casa. A empresa preferiu investir os recursos em software e jogou pela janela os custos fixos desnecessários, explica.
Qualquer empresa pode trabalhar à distância?
Existem firmas que têm mais perfil do que outras para abraçar essa modalidade de trabalho, mas necessariamente não há necessidade de toda a equipe estar descentralizada.
Existem empresas, entretanto, que podem 100% trabalhar virtualmente e outras que podem ter parte do pessoal operando nessa modalidade.
Na verdade, como é algo novo, ainda não há discussão sobre isso nas universidades, os administradores, empresários e gerentes de tecnologia não levam em conta essa possibilidade na hora de montar os planos de negócio. Estamos ainda tateando no escuro, mas quem já está colhendo os frutos, com as vantagens e desvantagens, passa a ser um entusiasta.
Quais são os grandes benefícios?
Bom, a principal é a redução de custo, obviamente. Você elimina o transporte e alimentação da equipe. Corta também a necessidade do aluguel ou compra de uma sala, com mesas, cadeiras, computadores, armários, limpeza, IPTU, luz, condomínio, telefone.
Os profissionais gastam menos roupas, não vivem o stress das grandes cidades, sejam os engarrafamentos ou os assaltos. E ficam mais tempo com a família.
Quando se contrata, você seleciona as pessoas que já, de certa forma, trabalham em casa e investiram como pequenas empresas em um ambiente próprio.
Pode–se também contratar com uma mão–de–obra mais vasta, que extrapola os limites da cidade, estado ou país. Com o tempo, temos visto a necessidade de colaborar com as despesas de conexão dos funcionários que ficam mais tempo na rede.
Ou seja, este modelo se encaixou muito bem com o nosso perfil e conseguimos depois de três anos, por causa dele, sobreviver a todos as crises da economia e da internet.
E as desvantagens?
Bom, há o problema da falta do convívio social, nem todos se adaptam. O trabalho precisa ser bem distribuído e acompanhado. Exige um treinamento diferenciado dos gerentes, pois sempre há a paranóia que do outro lado não se está trabalhando. Há também o custo necessário de um software para administrar todo o processo.
O trabalho, obviamente, estando todos na mesma sala, teoricamente, pode render mais em determinados momentos, principalmente em trabalhos mais interativos.
Ou seja, vai depender muito do perfil das atividades da empresa para avaliar quando e como operar à distância. Creio que é uma política de vida, tem gente que adora sair de casa
para trabalhar. Ou, pelo menos, acha que adora.
Nós temos visitas aos clientes, reuniões regulares de avaliação interna. Acabamos nos obrigando a criar uma disciplina para marcar atividades fora de casa que faça que encontremos pessoas.
Temos toda a rede do ICQ montada e trocamos papo com as pessoas todos os dias e entre nós mesmos. Ou seja, vamos criando uma nova cultura e sobrevivendo com uma qualidade de vida, quase de uma cidade do interior, em pleno Rio de Janeiro.
Mas o trabalho à distância é uma opção da empresa para sempre?
Não, por incrível que pareça, não. É algo que fazemos hoje pelas circunstâncias. Nós adaptamos bem a esse modelo, mas no momento que precisarmos montar um grupo que tem que ficar integrado durante mais tempo para ganhar agilidade em um determinado projeto que exija muita interação, não deixaríamos de montar uma sala. Mas, a grande diferença, é que sempre vamos ter a alternativa do trabalho à distância em mente em todas as decisões futuras.
Você já teve algum problema em conseguir um cliente por não ter uma sala?
Não, pois as empresas de grande porte preferem ser visitadas. É uma ilusão considerar que uma sala faz a cabeça do cliente hoje em dia. Obviamente, depende da posição que você ocupa no mercado e a forma que quer passar a sua imagem.
Hoje, um site vistoso, bem atualizado, tem um impacto tão importante quanto uma sede suntuosa.
O que verifico que o cliente prefere ser visitado, mas quer ter a certeza que você existe e vai atendê–lo bem. Ninguém me pergunta onde é a sala ou quantas mesas existem. As pessoas recebem seu cartão de negócios, visitam o website e querem saber do seu currículo.
Quando um grande cliente realmente necessita de uma reunião, pois vem de outro estado, alugamos no centro da cidade uma sala por duas horas com todos os recursos.
Ao defender estas idéias e ao apresentar nossos preços, que eliminam diversos custos, o cliente, na maioria das vezes passa a ser mais um admirador do que um crítico.
Como são feitas as contratações? Quais seriam os pré–requisitos?
Através dos anúncios no jornal, nos quais divulgamos apenas o endereço do formulário online. Os pré–requisitos são: estrutura para trabalhar em casa, disponibilidade de espaço, organização e perfil adequado para o trabalho.
É bom saber também como é o ambiente na casa do candidato, se existe um quarto separado, crianças, parentes, tudo isso vai fazer a diferença na produtividade da pessoa.
Tem gente que saiu da empresa por não ter se adaptado, geralmente o perfil, solteiro, 20 a 25 anos, quer rua, convívio, conhecer gente, quem sabe namorar. O perfil casado, filhos pequenos, 30 anos, se adapta bem melhor, pois tudo favorece, desde que não seja ele (ou ela) a cuidar das crianças. (risos)
Como são distribuídas as tarefas para seus funcionários?
Os pedidos são feitos através do sistema, que fica no servidor na web. Esses pedidos são enviados por e–mail e registrados na própria página com acesso restrito.
Como são controladas as atividades exercidas pela sua equipe?
Através de alertas por e–mail, que informam quando as tarefas pedidas passaram do prazo de entrega, além disso temos uma lista de todas elas, diariamente, por pessoa e por projeto.
Todo o andamento de uma atividade é feito pelo sistema, assim quando me perguntam por que determinada atividade atrasou, eu posso dizer com detalhes, incluindo os minutos, do que aconteceu durante todo o andamento do processo.
Todos os documentos ficam na web, o que facilita bastante o acesso ao arquivo da empresa. Expedimos no final do mês um relatório de todas as atividades de cada um dos projetos.
Costumo dizer que somos, por causa dessa necessidade de cadastrar tudo, muito mais organizados do que empresas totalmente presenciais, com uma grande vantagem – de onde conectamos, estamos dentro da sede da companhia.
Esse sistema permite que o cliente também tenha acesso a esses dados?
Sim, o cliente faz os pedidos através de um formulário, via web, o que facilita bastante o controle da data e hora das solicitações. Ele visualiza parcialmente os dados, apenas do projeto dele, mas consegue acompanhar o andamento de todas as tarefas, incluir e visualizar os documentos.
Não existem softwares no mercado que exerçam a mesma função deste desenvolvido por vocês?
No Brasil conheço um apenas, no exterior algumas, mas são muito caros.
Em que tipo de empresa ele se encaixa?
Nas empresas que usam e–mail para solicitar tarefas para seus funcionários, isso envolve não só firmas que estão trabalhando à distância como a Petrobras, que teve dificuldade para administrar os pedidos feitos por e–mail em determinados setores.
Quais são os clientes que o compraram?
Dentre os nossos clientes estão escritórios de arquitetura, empresas de desenvolvimento de sistemas e web e até empresas de grande porte, como a Petrobras, em uma de suas intranets.
Que dicas daria para alguém que pretende começar um negócio como o seu, ou seja, uma empresa virtual?
Ter uma empresa virtual é uma grande alternativa de sobrevivência no Brasil. Escolher uma boa equipe, que esteja adaptada à internet, ter um bom treinamento e se preparar para novos conceitos em uma administração descentralizada. Nem sempre toda a empresa pode trabalhar assim, mas pensar que parte dela pode já vai ser uma boa diferença em termos de mercado.
Que garantia os gerentes teriam para saber se realmente as pessoas estão trabalhando do outro lado?
No caso de projetos com preço fechado, com o desenvolvimento de um software ou de um website, é preciso contratar a equipe por tarefa, por exemplo. Assim, é importante vincular a remuneração ao trabalho realizado e estabelecer os pontos de controle e monitorar para saber se estão sendo cumpridos. Todos têm interesse de acabar rápido para receber.
No caso de manutenção, pode–se estabelecer um fixo e acompanhar os pedidos dos clientes e as tarefas executadas para garantir que ele esteja sempre satisfeito.
Quando alguém tem que sair de casa, sempre temos controle, sempre monitoramos todos e há um clima de confiança e respeito que é vital para que o processo flua.
Quando se atende um cliente através de um software de trabalho à distância não se perde eficiência, se comparando com uma empresa que tem todos na mesma sala?
Existe um risco, mas o aumento na produtividade, a diminuição de reuniões desnecessárias e a maior concentração das pessoas que trabalham em casa sozinhas superam esse risco.
Fico impressionado quando visito empresas e constato as horas perdidas em papos nos corredores e reuniões desnecessárias. Em casa, por incrível que pareça, somos muitos menos interrompidos e conseguimos produzir de forma mais contínua, obviamente quando as condições em que a pessoa trabalha são as ideais.
Qual a faixa de preço para que uma empresa adote um ambiente de trabalho à distância?
Deve se colocar na ponta do lápis: um software, treinamento, custos de aluguel de espaço na web e pagamento da conexão dos funcionários. Para analisar o custo–benefício, basta fazer os cálculos dos valores gastos com uma estrutura física e projetar isso ao longo dos anos.
Por que acha que softwares como o e–trabalho não são mais difundidos no Brasil?
As pequenas empresas de software hoje no país não têm linhas de financiamento acessíveis para despesas de marketing e divulgação, nem há uma discussão política da importância do trabalho à distância como gerador de emprego, redução de custos operacionais, além da melhoria na qualidade de vida nas grandes cidades.
Quando esse conhecimento e tecnologia chegarem aos lugares certos e os governos apostarem nisso como um fator diferencial para as pequenas empresas brasileiras, teremos dado um passo importante para diminuir a mortandade dos novos negócios e nos colocaremos como um país potencialmente pronto para o crescimento no século da tecnologia. [Webinsider]
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1° Washington Antonio Sena do Nascimento Data: 05/08/2006 às 6:28 pm
Atividade: Administrador
Cidade: Duque de Caxias -RJ
Posso ressaltar que o aspecto do gerenciamento do trabalho humano a distância com precisão e agilidade é um fator de sucesso em qualquer modalidade de atividade que necessite de interação humana.