Com o GED nós podemos tramitar documentos e informações e atribuir permissões e perfis de competências. Por exemplo: uma empresa de engenharia que lida com plantas em grandes formatos (A0, por exemplo) pode digitalizá-las, criar um controle de versões e compartilhá-las. Deste modo poderá, de acordo a necessidade, gerar cópias controladas desse documento.

Imagine como uma empresa petroquímica, com centenas de dutos e encanamentos por onde passam toneladas de produtos, precisa de plantas detalhadas e atualizadas desta estrutura. O GED reduz custos e favorece o compartilhamento de informações. Pode, por exemplo, gerar cópias. Mas como funcionam essas cópias?

Para controlar a integridade da informação, apenas usuários com perfis específicos podem alterar e imprimir tais documentos e para isso existem etapas:

• 1. É feita uma proposta de alteração ou criação do documento, norma etc.;
• 2. A proposta é analisada e são feitas críticas;
• 3. A pessoa designada para tal começa a elaborar o documento;
• 4. O documento passa pelos avaliados e comissão técnica;
• 5. Se aprovado ele passa pela direção ou presidência que irá homologar
• 6. Após a homologação o documento é liberado no sistema e a versão anterior é substituída.

Workflow é registrado

Em se tratando de documentos legais, as imagens precisam ser rasterizadas. Ou seja, é criado um bitmap que não permite a manipulação por vetores (vetorização). Deste modo temos uma imagem teoricamente impassível de ser fraudada.

Todo o trâmite do documento é registrado no sistema: data e hora da atribuição, envio, saída para homologação etc. Por isso os sistema de GED trabalham com workflows e controlam o fluxo de trabalho, mediante permissões e competências.

E para que os documentos eletrônicos sejam recuperáveis é preciso criar esquemas de indexação, com levantamento de termos e taxonomias e, em caso mais complexo, o uso de ontologias.

Taxonomia

De forma mais genérica, podemos dizer que taxonomia é uma classificação. Porém a taxonomia trata de uma estrutura de organização baseada na hierarquia – vai do geral para o específico, do maior para o menor, do menos complexo para o mais complexo.

Meios de Transporte > Terrestres > Automóveis > Carros

É o conceito da Biologia para a classificação dos seres, em Reino, Filo, Sub-filo, Classe, Sub-classe, Ordem, Sub-ordem, Gênero, subgênero e espécie

Esse conceito é também utilizado amplamente na Biblioteconomia e na Ciência da Informação para a gestão da informação dentro de sistemas de classificação do conhecimento

Essa é a estrutura para classificar os documentos em uma biblioteca ou centro de documentação desde antes do livro.

As primeiras bibliotecas da humanidade nasceram muito antes do livro – tivemos blocos de argila, depois o papiro, a seda (principalmente na China), o pergaminho e por último o papel e o livro tal qual o conhecemos. A estrutura de organização do conhecimento nas bibliotecas é baseada em taxonomia.

Ontologia

Diferentemente da Taxonomia, a Ontologia não é uma estrutura hierárquica e sim associativa.

Ela agrega entidades de acordo as suas relações e atributos já preestabelecidos.

Enquanto a taxonomia verticaliza as estruturas, as ontologias as horizontalizam.

As ontologias funcionam de maneira muito semelhante ao nosso cérebro, relacionando, agrupando e classificando entidades. A complexidade está no fato de que pessoas diferentes pensam de formas diferentes. Se todos os usuários tivessem o mesmo padrão mental e mesma estrutura lógica de pensamento, não haveria a necessidade de testes de usabilidade, personas, focus groups e entrevistas.

Deste modo, o que fosse óbvio e claro para um usuário o seria também para todos. E sabemos bem que isso não é verdade!

A ontologia se comporta da mesma forma. Quando modelamos mapas mentais para a realização de um projeto ou proposta, é útil uma fase de brainstorm. E a partir dele são criadas as conexões e produzidos sentidos.

Diferente da taxonomia, a ontologia está voltada para o sentido das relações, mais do que puramente a estrutura hierárquica do que quer que seja.

Aplicadas ao GED nas empresas

Antes mesmo de definir como o GED será aplicado na empresa, é preciso mapear e modelar os processos da organização. Mas o que são processos?

Em Administração temos um modelo de gestão por processos, que é a visão da organização como um todo e maior relação entre os diferentes agentes da cadeia de valor.

Os processos equivalem aos setores e departamentos da organização ou empresa. Financeiro, Comercial, Produção, Materiais, Logística etc são processos e precisam ser modelados e mapeados, a fim de obtermos um ?retrato fiel? da empresa. Somente depois aplicamos modelos de estruturação e organização da informação.

Em Arquivologia essa etapa corresponde à organização por Fundos Arquivísticos, ou seja, a procedência dos recursos informacionais com os quais estaremos lidando, sem misturá-los.

Conhecer a empresa e o funcionamento de seus processos individualmente dá mais propriedade no momento de definir qual o método mais apropriado de estruturação da informação para implantar um sistema de GED, se taxonomia e sua hierarquia vertical, ou a ontologia aplicada com associações horizontais.

O GED é uma forma de gerenciar o fluxo de trabalho e tem como condição necessária que os processos (e o fluxo de cada processo) sejam conhecidos por todos os envolvidos. [Webinsider]

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Defendo a ideia de que a folksonomia tanto pode levar a informação até o usuário quanto fazer com que este nunca encontre o que está procurando.

Por outro lado temos os tesauros (vocabulários controlados), que são cuidadosamente elaborados por profissionais para que o site e as informações que este contém mantenham uma unidade de termos e seja simples a “encontrabilidade” de informações. Porém os tesauros exigem que os profissionais sejam capacitados e dominem a linguagem do usuário.

Para isso é preciso que o profissional “traduza” o que o usuário quer dizer e monte uma árvore hierárquica de termos próximos, análogos e/ou relacionados, para que a busca seja eficiente. O grande problema dos tesauros é que este exige o usuário também conheça e domine os termos indexados (o que limita as possibilidades de busca do ponto de vista do usuário).

Geralmente o que o usuário está pesquisando não é algo que ele conheça bem; muito pelo contrário, ao entrar num site o usuário está buscando justamente aquilo que não domina ou não conhece bem. Como podemos exigir então que ele saiba os termos que descrevam o conteúdo daquilo que está buscando?

Cada uma das soluções (uso de tags ou vocabulário controlado) tem pontos fortes e fracos. Um exemplo que eu sempre recomendo aos meus colegas é o do Google, Você pode pesquisar Jornal na Intnet (com erro de grafia mesmo) e ele retorna os resultados: Você quis dizer Jornal na Internet? E no final da página têm-se:

?Pesquise também: Jornal On-line, Jornal na Web, além de publicidade: Adquira jornais com o menor preço?.

Analisando a estrutura acima temos uma referência cruzada que remete de um termo não usado para o termo utilizado pelo sistema (como nas bibliotecas), e simultaneamente temos o feedback de outros termos que se relacionam com o termo pesquisado.

Resumindo: indexação com usabilidade e boa arquitetura de informação é isso! Não forçar o usuário a decorar termos, retornar os resultados e trazer variações desses termos, além de propor sugestões. Não devemos ser inimigos da usabilidade tampouco dos nossos usuários, afinal o arquiteto de informação, o bibliotecário e os profissionais de TI estão a serviço da clareza e da organização da informação.

E quanto menos o usuário perceber os passos realizados pelo mecanismo de busca do site, e quanto menos for evidente a arquitetura de informação e os processos internos de classificação, catalogação e indexação, mais eficiente e eficaz será o site.

Afinal do que adianta dizer ao usuário que ?a pesquisa não encontrou nenhum documento correspondente?? [Webinsider]

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Ao mesmo tempo em que somos consumidores de informação, também a produzimos e estamos em constante processo de transformar dados em conhecimento.

Como conseqüência, o cidadão se torna mais exigente com o que lhe é apresentado como fato ou verdade.

Trazendo para o campo doméstico, nosso exempla vale até dentro da cozinha, onde não basta saber se o frango tal é da procedência da empresa X ou Y – o cliente quer saber se o frango possui o selo da Anvisa (Agência Nacional de Vigilância Sanitária), que ração o alimenta e qual o impacto dos aditivos químicos na saúde do consumidor. São preocupações e reflexões novas.

Rótulos, marcas e a própria arquitetura de informação não passam desapercebidos pelos clientes/usuários, que buscam produtos e serviços mais específico para suas necessidades.

O público também tem em mente que toda informação comunicada é potencialmente passível de distorções em suas fontes e reconhece que pode ser manipulada pelo emissor.

Sabemos que um advogado ganha mais emperrando um processo no Fórum do que resolvendo a situação do cliente. Que um médico pode preferir uma cirurgia. E o mecânico que vai consertar a lanterna quebrada de seu carro irá se esforçar para encontrar alguns defeitos.

Existe uma máxima em Biblioteconomia que diz: “Informação é poder!”. Ou seja, aquele que detém informação e conhecimento tem um grande poder nas mãos. O comentário aqui não tem a finalidade de manchar a imagem de nenhuma das classes profissionais citadas, mas apenas exemplificar como a informação pode ser manipulada com intencionalidade.

Ao mesmo tempo, população bem informada é menos propensa a doenças, tem maiores possibilidade de galgar bons empregos e de estar sempre um passo à frente.

Assim, ajudar a organizar e tornar a informação utilitária e com valor agregado não é tarefa fácil. Bibliotecários, arquivistas, cientistas da informação, arquitetos de informação e profissionais de TI dedicam anos de suas vidas para que toda essa massa informacional seja filtrada, mapeada, modelada e destinada ao cliente certo.

Se, ao acessar um website, se você conseguiu de primeira lançar uma palavra e encontrar o que está procurando, pode apostar que teve uma equipe trabalhando duro para levar a informação até você. E se esse trabalho nem for percebido é porque os profissionais que atuam no segundo plano cumpriram seu papel.

Mesmo quem não é um usuário assíduo da internet, com certeza o é de informação, independente de onde ela esteja. São preocupações marcantes, pois as empresas buscam clientes e já descobriram que chamar a atenção deles agora está mais difícil. [Webinsider]

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Primeiramente toda unidade de informação deve transmitir através de seus produtos e serviços a missão, a visão, os valores e objetivos da organização na qual ela está inserida; do contrário não teremos uma unidade de informação dinâmica, mas sim, um depósito de documentos.

O conceito de biblioteca corporativa vai muito além de ser um depósito de documentos – ela atua de forma decisiva em muitos casos, pois é nela que o conhecimento da empresa está sendo gerido.

Atualmente atuo em uma universidade corporativa de uma grande empresa e posso dizer que as atividades realizadas ganham uma dimensão maior, visto que a biblioteca dá suporte ao desenvolvimento de novos produtos e também dá suporte à formação e capacitação da força de trabalho da empresa, além de incentivar o desenvolvimento cultural destes.

Este modelo tem sido adotado em muitas empresas, que passam a investir cada vez mais em informação e na formação de seus empregados. A biblioteca corporativa às vezes pode parecer uma biblioteca universitária, mas possui muitas outras especificidades. Assim, consideramos o funcionário como nosso negócio, nossa atividade e nosso cliente.

As bibliotecas corporativas são uma fonte de crescimento no poder de abstração, concentração, criatividade. E é sempre bom integrar o cliente/usuário através de troca de idéias, opiniões e sugestões. Afinal desenvolvemos o nosso trabalho para este fim.

E como nem toda a informação disponível está registrada em livros, é preciso olhar para as bases de dados disponíveis na internet, periódicos eletrônicos, outras bibliotecas e centros de documentação, cotações, informação digital etc.

Nesse aspecto o setor de referência se destaca pois é nele que há uma maior ligação cliente-biblioteca e onde é possível mapear as suas necessidades informacionais. Para isso é preciso que o bibliotecário tenha uma série de conhecimentos: sobre a empresa, o ramo onde atua, as bases de dados nacionais e internacionais, o perfil do usuário, administração e um pouco de TI. Do contrário o profissional da informação terá muitos problemas ao gerir a unidade.

Quem sabe as bibliotecas corporativas não são a nossa porta de entrada para uma reengenharia das bibliotecas para atender os anseios da sociedade da informação e do conhecimento. Depois da web, chegou a hora de criar a biblioteca 2.0. [Webinsider]

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