Intranet também é TI, mas não somente (parte 4)
22 de outubro de 2002, 0:00A quarta parte da série sobre o desenvolvimento de intranets: apesar do papel fundamental da área de informática, deixar que a intranet transforme–se em propriedade daquele setor é um belo passo para o fracasso.
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No artigo anterior, tratamos do trabalho de formiguinha. Atuando nos bastidores, coletamos e armazenamos conteúdos e tricotamos bastante, seja com a cúpula, seja com o povão. Também vimos a importância das parcerias e do planejamento. E a necessidade de colocar a intranet como parte da estratégia corporativa.
Com isso, criamos os nossos referenciais: conteúdo, grupos de usuários e a alma da empresa. Daqui para frente, sempre que uma dúvida surgir, é fundamental usar essa bússola para não perdermos o rumo. Só assim conseguiremos alcançar o posicionamento desejado, criando uma identidade clara para a intranet. Do contrário, ela parecerá uma colcha de retalhos, desconexa, sem espírito e sem clientes…
Passo 2: Intranet (também) é TI. Aqui começa o trabalho da aranha. Afinal, idéias e pessoas, isoladas, não fazem verão. É preciso, então, começar a costurar os conteúdos selecionados. E não perder de vista os replicadores, que devem ser chamados a opinar sempre.
Com isso, estaremos tecendo a identidade tão desejada. Mas precisaremos de novos aliados, já que agora começaremos a criar o site propriamente dito. Isso significa dizer que, finalmente, vamos começar a precisar dos computadores! E, para tal, nada melhor do que chamar os especialistas – os profissionais de informática, de TI.
Anatomia: suporte e rede
Os primeiros parceiros dessa nova fase serão os profissionais de suporte e de rede. Comece perguntando sobre a configuração do parque de micros da empresa. Se ele estiver padronizado, excelente. Mas isso não é lá muito comum.
Não esqueça de perguntar também qual é o real desempenho da rede interna e quais são as máquinas mais lentas em atividade – se elas existirem em boa quantidade, serão a sua referência na hora de construir o site. Se o tráfego já estiver no limite, isso também terá que ser levado em conta.
“Nesse caso, vou ter que abrir mão dos recursos mais avançados?”. Curto e grosso: sim! Se nosso objetivo é criar a intranet como a imagem e semelhança da empresa e seus grupos, seria um contra–senso oferecer um site lento para uma boa fatia dos usuários, concorda? Também está longe do ideal criar algo que vá interferir no bom funcionamento dos demais sistemas que usam a rede. Portanto, nunca perca a noção da realidade.
A boa notícia é que, em tese, sites de intranets podem ser um pouco mais “pesados” do que aqueles projetados para a internet, já que a velocidade da rede interna é normalmente maior do que a alcançada com uma conexão discada.
Obsessão pela identidade e pela facilidade
Três parceiros buscam esses objetivos – o webdesigner, o webwriter e o arquiteto da informação. Para todos três, o raciocínio do custo–benefício deve ser a regra na hora de criar, tendo sempre como “Norte” o cliente, o usuário. (Obs: Se sua empresa não conta com esses profissionais, aprenda você mesmo sobre os temas, improvise e/ou estimule alguém a se especializar nessas áreas – todas elas com um grande futuro pela frente).
Entenda que somente quem conhece bem a mídia digital pode dar ao projeto uma “cara”. É aí que entram esses TI–parceiros, cada um trazendo a sua contribuição: visual atraente, texto envolvente e estrutura lógica fácil. A união de esforços elevará a qualidade percebida da intranet, algo fundamental para a conquista do público e para atingirmos o posicionamento desejado.
O webdesigner deve se preocupar principalmente com a identidade do site. Afinal, se queremos criar empatia, não podemos abrir mão de um visual que faça os usuários se sentirem em casa. Assim, a estética joga um papel decisivo.
Entretanto, o designer deve lembrar que, ao contrário do artista, ele é parte de uma equipe de projeto. Isso significa dizer que há um objetivo que não é meramente estético. Por falar nisso, outra função do design é ajudar a construir uma navegação intuitiva (o que só será possível se os outros dois profissionais citados entrarem na dança).
Identidade também é uma preocupação do webwriter e o mais importante é conhecer bem o usuário para formatar o texto de acordo com o perfil do público. Na hora de “bolar” coisas novas, a parceria regular com o webdesigner pode ser uma boa idéia, resgatando a estratégia da “dupla de criação”, já consagrada nas agências de publicidade.
Outro parceiro é o arquiteto da informação. É ele que estrutura o site, criando árvores de conteúdo lógicas e hierárquicas, facilitando o resgate da informação. O que eles, arquitetos, nos ensinam, é que não há certo ou errado: dependendo do perfil do usuário, pode haver uma relação lógica que faça sentido para ele – e isso é o que importa. Ou seja: nem sempre algo que parece simples e lógico para você o será para o usuário. Portanto, é preciso não só conhecer as técnicas, mas também conhecer bem a empresa e seus grupos.
Beta–teste, projeto piloto e outros bichos
Apoiado nas parcerias construídas no mundo informata, você já está apto a criar a primeira versão do site. Note que a busca da identidade e da facilidade está sempre presente. Nesse segundo quesito, entretanto, costuma ocorrer algo muito estranho…
Apesar de ser infinitamente mais fácil testar e validar uma intranet do que um site internet, ainda é muito comum ver as empresas queimarem esta etapa (imediatismo… imediatismo…). Com isso, maximiza–se a chance de um bom conteúdo ser irremediavelmente prejudicado por um sistema mal feito.
Portanto, não entre nessa. Faça testes antes de avançar. Se você tem muito tempo e muito apoio, siga todas as etapas, como nos ensina o assíduo leitor (e já colega) Marcelo Stefanelli Santos, analista de sistemas de BH. Em uma de nossas trocas de e–mail, ele explica o seguinte:
“O beta–teste seria a primeira versão completa e testada do sistema (leia–se intranet) para uma primeira pré–avaliação por uma equipe escolhida entre os usuários mais experientes. (…) O projeto piloto seria a primeira etapa de avaliação, quando são medidas as dificuldades e facilidades de uso de determinadas telas/funções. Nesta etapa, os erros são mais raros e possivelmente existam apenas sugestões de melhoria de usabilidade. Já a produção assistida é a etapa final antes da aprovação, em que os erros não devem existir e as dúvidas dos usuários devem ser apenas relativas ao correto uso do sistema.”
Agora, se você está em vôo solo ou quase isso, não jogue a toalha. Testes de usabilidade não são extremamente complicados: embora existam técnicas e metodologias, as principais ferramentas para alcançar uma boa usabilidade ainda são a observação e a troca de informações com os usuários.
Assim, criado o site, volte aos replicadores e peça que naveguem por ele. Fique ao lado, com seu inseparável bloquinho. Anote as reações. Pergunte o porquê de terem tomado atitudes inesperadas ou que denotem incompreensão. Avalie se a lógica da arquitetura está correta, se a imagem de um ícone é representativa. Com essas ações simples, você vai aprimorar o site e aumentar as chances de sucesso, acredite.
Schumacher não é de TI
Antes de fechar esse “Passo 2″, é preciso reiterar o alerta que está implícito em seu título: intranet (também) é TI – mas está muito longe de ser apenas TI.
Infelizmente, por razões que dariam para compor um artigo à parte, uma parcela significativa dos colegas informatas ainda não entendeu isso. E aí reside um grande perigo: deixar que a intranet transforme–se em propriedade da área de informática é um belo passo para o fracasso.
Antes que vozes indignadas levantem–se contra a minha afirmativa, responda rápido: quem deveria dirigir uma Ferrari, o Schumacher ou o mecânico–chefe da escuderia?
Aposto 10 contra 1 que todos pensaram no alemão. Então porque, quando o assunto é intranet, deveríamos apostar no mecânico, por mais especializado que ele seja?
Sim, deixar a intranet exclusivamente na área de TI é como achar que o melhor piloto para uma Ferrari é aquele que conhece tudo sobre o seu funcionamento mecânico. É claro que o Schumacher também conhece o carro, mas não é um especialista em motores. Entretanto, ele é muito mais capaz de tirar máximo proveito do equipamento do que o mecânico. O motivo é simples: somente a sensibilidade do ser humano (seu feeling, sua técnica) é capaz de fazer com que a máquina transcenda seu aspecto utilitário, transformando–se num verdadeiro sonho sobre rodas.
Com as intranets, acontece o mesmo. Elas também são ferramentas utilitárias se olhadas pelo lado da TI – mas transformam–se em instrumentos de Gestão do Conhecimento e de comunicação quando observadas por olhos mais atentos. Entretanto, muitas vezes ouvimos (ou até pensamos) que a intranet deve ficar nas mãos de quem é profundo conhecedor de HTML, redes e Java, não? Errado. Sua base física é TI, mas sua potencialidade está no âmbito das Ciências Humanas.
É preciso ter coragem para afirmar que o papel do profissional de informática, em muitos casos, está superestimado. E o primeiro a compreender isso tem que ser o próprio informata. Sem isso, não será possível estabelecer o diálogo com outras áreas, criando a sinergia necessária ao bom desenvolvimento de um projeto de Gestão do Conhecimento, começando pela intranet.
Afinal, equipes multidisciplinares são o futuro, que já começou. E todo mundo sabe que informática é atividade–meio (embora muitos ajam como se ela fosse um fim em si mesma). Portanto, é imprescindível lembrar que além de hardware e software, há também o peopleware – a verdadeira razão de existir da tecnologia. [Webinsider]
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