A intranet: planejamento, estratégia e parceria (3)

Na terceira parte de nossa série sobre o desenvolvimento de uma intranet relevante, vamos falar do primeiro dos passos básicos: a importância de se estabelecer um planejamento estratégico e conquistar parcerias.

Por Nenhum

Ricardo Saldanha

Passo 1: quem planta colhe. Primeiro, colocamos fim aos mitos; depois, criamos uma bússola, listando os seis passos básicos do “projeto intranet”. Agora, no terceiro artigo da série, chegou o momento de começarmos a detalhar cada um deles.

Fugindo (como sempre) do imediatismo, temos que evitar a tentação de sentar direto na frente do micro. Ao contrário do que se faz, sugiro que você gaste muita sola de sapato, lápis, audição e saliva antes de escrever a primeira linha de código. As palavras–chaves desta primeira etapa prática são: planejamento, estratégia e parceria. Confira!

Uma comunidade, muitos grupos

É preciso compreender, de uma vez por todas, que a intranet é um ponto de encontro, um local de acesso e troca de informações entre membros de uma comunidade. E você precisa ter sensibilidade para conhecer em detalhes todos os grupos que a compõe. Caminhadas, bate–papos na hora do café e anotações em um bloquinho (o tataravô dos HDs) são mais importantes, agora, do que a escolha entre Java e DHTML.

Sua ida a campo tem como objetivo principal a identificação de conteúdos para a intranet. Além disso, é preciso lembrar que todo funcionário é, ao mesmo tempo, um potencial intranauta e um potencial produtor de conteúdo. Esta é uma característica única das intranets – e você não deve ignorá–la. Elas são vias de mão dupla e precisamos estimular ao máximo o tráfego em ambas as direções.

Com essa “pesquisa interna informal”, você vai descobrir que há recursos almejados por todos, mas outros interessam apenas a grupos. Não despreze nada nem ninguém, pois quanto mais diversificada e rica sua intranet, mais ela vai conseguir empatia com os diversos nichos do público–alvo (olha o marketing aí de novo!).

Pergunte sobre as tarefas rotineiras, observe os papeizinhos colados no monitor das estações de trabalho ou nos quadros de aviso: tudo isso pode virar conteúdo, facilitando a vida do povo.

Não se esqueça de aproveitar este contato para duas ações paralelas (mas não menos importantes): vender o peixe da intranet, falando de seus benefícios, e identificar replicadores (funcionários que ajudarão a manter a intranet sempre atualizada). Replicadores têm um brilho diferente no olhar e são pró–ativos. Querem participar, você não precisará pedir. E o melhor: normalmente, são também formadores de opinião.

É aí que entra o bom e velho bloquinho: anote não só os conteúdos que podem migrar para a intranet, mas também o nome, o telefone e o e–mail das pessoas com quem travar contato – e marque os replicadores com um asterisco. Parabéns: está criada a rede de “subversivos”. ;o)

Um grupo especial

Falamos em comunidade – e qualquer uma que se preze tem um líder. Ao redor dele há sempre um grupo de pessoas influentes. Estes são os potenciais patrocinadores da sua empreitada.

Com eles, será preciso falar mais do que ouvir. Será preciso persuadi–los. Para tal, um anteprojeto objetivo é de grande valia. Se você já tiver o levantamento do que os setores desejam, não deixe de incluí–lo com destaque. Mostre também o que uma intranet pode trazer de bom (cases de sucesso, por exemplo), ressaltando o caminho correto para chegar até lá. E não se esqueça de enumerar os recursos mínimos necessários. Assim, quando a oportunidade surgir, você estará apto a argumentar.

Antes de continuarmos, entretanto, aqui vai um alerta: não pense que é possível criar uma estratégia de sucesso sem patrocínio. Mesmo que você faça um belo trabalho de base, a intranet estará em perigo. Vejamos os porquês:

Liderança: pesquisas comprovam que 80% da motivação dos funcionários advém dos líderes, da capacidade que eles têm de incendiar (no bom sentido) os colaboradores. Portanto, este talvez seja o maior dos motivos para que você não se lance sem um bom patrocínio: a inércia da empresa só pode ser vencida com muito apoio da alta direção, verbalmente e por escrito.

Conexão com os objetivos estratégicos: isto é fundamental para dar consistência à intranet, pois conteúdos significativos para o negócio da empresa estarão presentes. Somente os líderes serão capazes de viabilizar esta conexão, passando a contar com a intranet sempre que desejarem alcançar uma nova meta. Sem esta conexão, sua intranet corre o risco de parecer algo secundário, supérfluo (e pouca coisa pode ser pior do que isso, acredite…).

Investimentos: no caso das intranets, eles até que não são muitos. Talvez o mais difícil seja convencer a alta direção acerca da necessidade de montar uma “equipe intranet” – um grupo de pessoas dedicado 24 horas por dia a pensar como aprimorá–la. Isso não é fundamental, mas seria ideal. Provavelmente, só será conseguido num segundo momento, quando for possível demonstrar os resultados alcançados. Aí, o que seria algo caro, torna–se barato dentro da equação de custo–benefício. Sem recursos mínimos, como um bom servidor, um sistema de busca e outro que monitore os acessos, seu projeto ficará muito prejudicado.

Mais parcerias estratégicas

Ao garimpar os diversos setores da empresa, certamente você conseguirá um bom número de conteúdos para sua intranet. Mas há duas áreas em que estas informações transbordam: RH e Comunicação. Ambos são verdadeiros celeiros de conteúdos que interessam a todos.

Além disso, um dos principais focos da intranet é o cliente interno (o mesmo do RH). E nunca é demais lembrar que ela é uma ferramenta de comunicação (muito mais do que de informática).

Portanto, o ideal é você não apenas encontrar replicadores nessas áreas, mas sim procurar trazê–las para o núcleo das decisões. Aliás, claro está que várias ações necessárias ao bom desenvolvimento da intranet fogem – e muito – do perfil esperado de um profissional de informática/exatas.

Portanto, montar uma equipe multidisciplinar deve ser o seu sonho de criança, mesmo sabendo que a convivência de pessoas de Humanas com outras de Exatas não é lá muito fácil… Será um exercício de humildade, diálogo e altruísmo. Mas todos sairão fortalecidos – e mais preparados para viver na Era do Conhecimento, quando essa interação é/será imprescindível.

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No próximo artigo, vamos ver que intranet (também) é TI. Novos parceiros deverão se unir a você para que o momento do lançamento seja perfeito.
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