A intranet, de prima pobre a popstar (parte 2)

Fazendo acontecer: seis tópicos que resumem as fases importantes para a implantação profissional de uma intranet. Agora a abordagem é cada vez mais prática, sem esquecer que o imediatismo é o pior conselheiro.

Por Nenhum

Ricardo Saldanha

No primeiro artigo (veja ao lado), vimos que intranet e internet são bem diferentes, apesar das semelhanças anatômicas. E também que a produtividade prometida não cai do céu. Além disso, já sabemos que a intranet está longe de ser o “Che Guevara corporativo”: é preciso muito mais do que uma ferramenta de TI para revolucionar a cultura da empresa. Então vamos em frente.

Quem navega em rio está sempre limitado pelas margens. Além disso, há referenciais de localização por toda parte. Já em alto mar, a coisa é diferente e uma boa bússola torna–se indispensável.

Quem navega em mídia digital está em mares “nunca dantes navegados”, não num rio. Portanto, estes artigos não vão dar margens – elas não existem. Mas minha pretensão é a de que o roteiro que iniciamos hoje possa ser uma boa bússola. Para usá–la, entretanto, você precisa estar ciente do nosso acordo: eu conto o que aprendi e você promete adaptar tudo para a realidade da sua empresa, sem tomar nada ao pé da letra, ok? Pode parecer frustrante e um tanto inseguro, mas é assim mesmo (coisas da Era do Conhecimento).

Os tópicos seguintes resumem as fases importantes para a implantação profissional de uma intranet. Para cada um deles, estarei publicando mais um artigo desta série, quando os principais temas serão aprofundados. Espero contar com você como contra–mestre nessa viagem.

1. Quem planta, colhe

Livre dos mitos que nos levam a erros primários (vide primeiro artigo), podemos partir para o planejamento. Sem ele, nada feito.

Para facilitar, vamos imaginar que estamos lançando um novo produto: a intranet. O mercado, nesse caso, é a empresa; a intranet é exclusiva e sob medida. O público são os funcionários. Visto por esse ângulo, tudo fica mais fácil, pois podemos aproveitar conceitos básicos de marketing e não é preciso “reinventar a roda”.

A primeira coisa que alguém precisa para lançar um produto é de apoio, patrocínio. Com seu negócio (lançamento de intranet) não é diferente: o maior acionista (o presidente da empresa) precisa ser convencido de que vale a pena investir. Sem o apoio explícito dele, o projeto corre sério risco de fracassar.

O segundo – e obrigatório – passo é pesquisar o público–alvo. Você precisa conhecer a empresa a fundo, procurando descobrir o que todos os segmentos de consumidores gostariam de ver na rede interna. Seu produto, em termos ideais, deverá atender as necessidades e demandas dos diversos perfis de consumidores existentes.

Em paralelo, é fundamental estabelecer parcerias, conquistando para a proposta os diretores e os gerentes. Se você já “ganhou” o Papa, ficará mais fácil ter a atenção do médio e baixo cleros, acredite. No tocante ao conteúdo, nada melhor do que ser amigo do pessoal de RH e Comunicação.

2. Intranet (também) é TI

Note que, até aqui, você nem precisou de um computador, a não ser para preparar um anteprojeto ou imprimir alguns artigos que ajudem a mostrar ao presidente que você “entende do traçado” ;–) .

Mas é claro que é necessário deslanchar também o processo de construção do site. Isso fica muito mais fácil a partir da pesquisa do público, pois ele será o seu melhor guia, agora e sempre.

Hierarquize as demandas e veja o que você pode atender de imediato, desde o lançamento da intranet. Aqui entram em cena os profissionais de TI e de web/comunicação.

Os primeiros vão dar a exata noção da capacidade da rede física, das características do parque de micros e das (in)viabilidades técnicas. Já o pessoal de web e/ou comunicação contribuirá com design, usabilidade, webwriting e arquitetura da informação. Trabalho de equipe, portanto.

Pode ser uma boa montar uma versão beta: seu projeto ganha vida, ficando mais fácil convencer os descrentes e diminuir a ansiedade dos imediatistas. E também vai ser possível validar com os futuros usuários as soluções escolhidas para as demandas que apresentaram.

3. Gol de placa no pontapé inicial

Eis um momento crítico: o lançamento da intranet. Ele só deve ser feito quando você tiver conseguido apoio da alta direção, tiver disseminado os conceitos do projeto para diretores/gerentes e tiver conseguido conteúdo relevante para todos. Este será o núcleo vital da intranet, que vai se expandir e crescer, se tudo der certo. E vai resistir a possíveis erros de trajetória (que sempre acontecem), garantindo a sobrevivência nos “tempos bicudos”.

Para isso, as âncoras têm um peso decisivo. “Âncoras” são aqueles produtos ou serviços que são desejados por todos os funcionários. É o produto de massa, ambicionado tanto pelo faxineiro quanto pelo presidente. Pode ser uma simples lista telefônica ou um passo–a–passo de como proceder para requerer as férias, por exemplo.

Além disso, faça tudo que estiver ao seu alcance para ganhar visibilidade e iniciar a conquista da fidelidade. Não abra mão do circo nessa hora: prepare ações criativas, use e abuse do endomarketing e da comunicação interna. Mas lembre–se de dosar o tom alegre com mensagens claras e sérias do presidente, abordando a importância da ferramenta e falando do seu papel estratégico para a organização.

4. Pense em mim, liga pra mim…

Desde o lançamento, é essencial criar canais onde a intranet seja a estrela, a popstar. Assim, tudo o que acontece nela (atualizações) e com ela (inovações) deve virar notícia.

São os veículos de meta–comunicação, que lembram aos funcionários, permanente e periodicamente, tudo de bom que a rede corporativa tem para oferecer. Valem cartazes, mensagens no contra–cheque e até um “Intranet News” (impresso ou por e–mail).

Intranets são instrumentos passivos, nunca se esqueça! Assim, conquistar e seduzir são tarefas constantes para que o casamento dê certo, cresça e gere frutos.

5. A gente não quer só comida…

A gente quer bebida, diversão e arte, cantam os Titãs. E é assim mesmo: ferramenta séria, que aumenta a produtividade, não precisa (e não deve) ser sinônimo de estrutura fria e impessoal. Pelo contrário.

Aqui entra outro conceito do marketing: posicionamento. É a maneira como você quer que as pessoas vejam seu produto, os valores que elas vão associar a ele instantaneamente. Pois bem: o melhor dos mundos é conseguir posicionar sua intranet como uma ferramenta corporativa e produtiva, mas também alegre, “pra cima” (ela não precisa parecer chata para ser séria).

Além do mais, vale lembrar que intranets são vias de mão dupla: a maioria dos consumidores é composta de co–produtores do conteúdo. Isso faz com que seja essencial estimular a participação e a troca. Portanto, esteja sempre atento para as parcerias que puder formar e aproveite as idéias que surgirem dos funcionários. Sua meta deve ser tornar a intranet algo “quente” e, com isso, conquistar visitantes fiéis.

6. Crescei–vos e multiplicai–vos

Toda intranet bem sucedida passa por três momentos: euforia, crescimento e maturidade. E nascem mais estáticas do que dinâmicas.

A “euforia” é fruto de um lançamento bem feito, envolvente e alegre. Essa fase pode durar alguns meses, mas logo termina. Crescer é moto–contínuo, não pára nunca. Mas a única chance de chegar à maturidade – sem perder a atratividade – é inovar e evoluir.

Assim, é preciso, gradativamente, inverter a balança, transformando a intranet numa ferramenta cada vez mais dinâmica e colaborativa, rumo a estágios mais avançados da Gestão do Conhecimento. É a hora de provar aos “patrocinadores” (a alta direção) que a iniciativa está indo bem e vale a pena investir ainda mais.

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Este foi o segundo artigo da série, a grande isca do marujo aqui, que quer pescar você para a idéia de que uma intranet legal e produtiva é possível. Navegaremos por nove artigos no total e espero ter você na proa o tempo todo, ajudando a desviar dos icebergs (Titanic? Credo!).

No próximo, estarei detalhando a primeira etapa de implantação das intranets, falando mais de plantar e colher. Mas não espere até lá para participar! Junte–se aos leitores que me enviaram e–mails desde o primeiro artigo e que, com seus comentários inteligentes, estão enriquecendo ainda mais o trabalho. Vamos guiar o barco juntos? Aguardo sua mensagem! ) [Webinsider]

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