Gestão de conteúdo é dificuldade corporativa

Grandes empresas procuram soluções para administrar o volume de informação que geram. A criação de uma base de informações confiável e de fácil acesso é vital para a eficiência do negócio.

Por Nenhum

Marcos Giuntini



A gestão de conteúdo está entre as principais prioridades de atuação em e–business nas empresas, devido a sua importância para a eficiência organizacional, segundo o Gartner Group. De acordo com o estudo da consultoria, o gerenciamento do conteúdo corporativo se coloca à frente de itens importantes como segurança, administração de sites e performance.



A gestão de conteúdo é definida como “conjunto de processos e ferramentas de suporte à colaboração de publicadores, administradores e gerentes de negócio, designados a gerenciar a produção on–line e distribuir informação para um público definido, através de variadas mídias e interfaces”, segundo a Forrester Research e o Gartner Group.



Em um mundo onde o volume de informações cresce num ritmo acelerado, as empresas que não possuem uma estratégia definida para gerir conteúdo já estão em desvantagem, pois enfrentam dificuldade de acesso aos dados, que se encontram isolados em departamentos, setores ou áreas de negócio.



Imagine uma empresa onde o relacionamento com clientes, parceiros e funcionários é realizado pelo fluxo de informações de catálogos de produtos, especificações técnicas e contratos de fornecimento, sendo o armazenamento feito em diferentes locais e formatos. Se estes conteúdos não forem geridos haverá, por exemplo, custos de distribuição e atualização de catálogos impressos, ineficiência na imposição de políticas de qualidade, demora no atendimento a clientes na resolução de problemas técnicos dos produtos e serviços oferecidos, demora na formalização de pedidos junto aos fornecedores, etc.



A gestão de conteúdo realizada de forma planejada potencializa a eficiência das empresas, aumenta o controle e gerenciamento da operação, diminui custos, melhora a satisfação dos clientes e reduz o ciclo para a realização de processos. É necessário que, além de uma boa estrutura tecnológica, sejam bem definidos os objetivos e as metas que deverão ser atingidos para administrar o conteúdo.



30% do tempo dos funcionários é gasto tentando encontrar informações. Segundo a Forrester, atualmente as empresas trabalham com uma faixa de 18.000 a 20.000 documentos gerenciais. A grande maioria do conteúdo existente é não–estruturado, ou seja, está em arquivos isolados, não fazendo parte de qualquer banco de dados corporativo.



Estima–se também que 30% do tempo dos funcionários é gasto tentando encontrar a informação que necessita na organização. Diante desse cenário, uma questão essencial para melhorar a performance organizacional é encontrar a informação certa no menor prazo possível. De forma a facilitar o acesso às informações, as empresas estão desenvolvendo estratégias de gestão de conteúdo.



Para desenvolver um projeto desse tipo, a abordagem deve se basear em uma análise dos objetivos definidos pela empresa, aliada à avaliação do estado atual da gestão do conteúdo corporativo, além de conhecer os principais processos envolvidos. As principais atividades de administração do conteúdo podem ser divididas em autoria, edição, aprovação, entrega e arquivamento ou exclusão, que deverão seguir rigorosos critérios de segurança.



A autoria é realizada individualmente ou em grupo, através de colaboração. Deve possibilitar controle de versão, categorização e integração com as ferramentas do desktop (Word, Excel, etc). A atividade de edição permitirá a revisores e colaboradores enriquecerem o conteúdo.



O ciclo de aprovação poderá incluir vários estágios, com a inclusão de conteúdos relacionados, comentários e uso de assinatura digital. Depois disso, o conteúdo deverá ser distribuído para os públicos definidos, como funcionários, parceiros, fornecedores ou distribuidores, mediante interesse e permissão. A atividade de segurança deverá permear todas as atividades relacionadas, podendo ser aplicada de forma diferenciada, como o acesso à leitura, impressão, escrita, exclusão etc.



O processo completo resulta na entrega de conteúdo por meio de interface web, listas de distribuição de e–mail, CDs, produção de material impresso e muitos outros. A manutenção do conteúdo é garantida pelo arquivamento e exclusão de documentos. Essas atividades são de vital importância para a formação de uma base de informações confiável e útil.



As diversas atividades descritas na metodologia de gestão de conteúdo minimizam o tempo que o funcionário leva para encontrar a informação que necessita. Esta informação possibilitará a tomada de decisão nos mais diversos níveis e segmentos que fazem parte da cadeia de relacionamento da empresa, utilizando como fundamento que conhecimento é a transformação da informação em ação. A gestão de conteúdo é utilizada como uma das principais técnicas de gerenciamento de conhecimento. Com isso, a empresa poderá operar de maneira eficiente, diferenciando–se da concorrência e respondendo de forma mais ágil às mudanças de mercado. [Webinsider]

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