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Fluência e desembaraço no e–mail são vitais para a organização do trabalho. Se você está afogado em mensagens e não consegue zerar sua caixa postal, é bom tomar certas providências já.

Por Nenhum

Carlos Nepomuceno

Preocupe–se com isto: será valorizado na sociedade quem usar cada vez melhor esta ferramenta. Pouca gente se dá conta disto, mas a realidade é cruel.

“Por incrível que pareça, muitos CEOs ainda são inexpugnáveis. Eles não tem endereços eletrônicos ou pedem aos seus assistentes que lidem com os e–mails para eles. Este pessoal não entendeu o poder da internet e será rapidamente substituído por aqueles que já entenderam”.

Comentou Mark Breier, principal executivo da Beyond.com, no bom e recém–lançado livro “O Gerente.com 10 segundos”, da Editora Campus, que dedica um capítulo inteiro de como um profissional deve lidar com seu programa de mensagens. As dicas, muitas vezes básicas, não são cumpridas por muitos de nós.

Coloque sempre um tópico e a ação desejada na linha assuntos; seja conciso; não gaste muito tempo sendo formal (mas utilize o revisor ortográfico); não copie e–mails para pessoas que não precisam deles; responda ao emissário e não para todos.

E ainda: adicione valor ao repassar mensagens, sempre fazendo um comentário; verifique seu programa de correio eletrônico com a maior freqüência que puder; após o terceiro e–mail sobre o mesmo assunto, levante e tenha uma conversa pessoalmente. Abra uma conta separada para os pessoais, elogie em público, critique em particular.

Acrescentaria ainda o seguinte: saiba usar o BCC (Blind Carbon Copy ou cópia oculta).Peça ajuda sobre este recurso aos amigos ou veja algumas dicas aqui.

É comum escutar: “cada vez perco mais tempo para zerar a minha caixa postal”.

Várias medidas são importantes para administrar melhor as mensagens. Faça permanentemente um balanço do que você recebe de listas, boletins e crie três critérios de leitura e resposta: folgado, meio atolado, totalmente atolado.

Trate as mensagens com este critério ou algo similar. Se você tem muita coisa que nem tranqüilo tem tempo de ler, pare de receber ou redirecione para o lixo.

Com este critério sempre priorize ler e responder o mais importante. Separe as mensagens em pastas e – caso seu programa tenha – coloque automaticamente cores (Eudora e Outlook já têm este recurso), através de filtros para os tipos de mensagens recebidas, algo como: amigos, listas de discussão, informação, assuntos de trabalho, etc. É algo que ajuda muito na hora de priorizar, com um clique você tem as mensagens em ordem por temas e tonalidades.

Veja mais sobre o uso de cores no Eudora e no Outlook.

Por fim, a mais importante: aprenda PRA VALER a mexer com os filtros. Uma hora de aprendizado rende muito no dia–a–dia, principalmente para priorizar as respostas e combater spams. [web insider]

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